Marknaden – En enorm kunskapstillgång

Den största kunskapen om ett en vara eller tjänst som är föremål för upphandling ligger sällan hos beställaren eller dennes organisation, utan istället hos de leverantörer som är aktiva på den aktuella marknaden. Det ter sig dock rätt logiskt att de som dagligdags arbetar med produkterna och tjänsterna även är de som är mest kunniga på området. Därmed är det för oss naturligt att marknaden ska få vara en del av upphandlingsprocessen.

Inte sällan finns det på beställarsidan en god kompetens om det som ska upphandlas, antingen genom att kunskapen finns ”in-house” eller genom extern hjälp. Det finns dock tillfällen då den upphandlande enheten kunskapsmässigt känner sig osäker och i dessa fall är en kommunikation med marknaden ett ypperligt alternativ.

Leverantörsdialog
Vid en leverantörsdialog tar beställaren hjälp av aktörer inom en specifik bransch för att inhämta information om vilka tjänster eller produkter som marknaden kan erbjuda. Mot bakgrund av denna information kan beställaren sedan använda den nyvunna kunskapen vid utformningen av upphandlingsunderlaget.

En leverantörsdialog kan genomföras på flera olika sätt, exempelvis genom en RFI (Request For Information) som är ett av de vanligaste tillvägagångssätten. I en RFI ställs ett antal frågor där samtliga tillfrågade leverantörer får möjligheten att bidra med sin erfarenhet och kunskap i beställarens sökande efter en potentiell lösning.

Förutom RFI är det även vanligt att beställaren använder sig av rundabordssamtal där flera leverantörer närvarar och utbyter idéer och erfarenheter för att skapa bättre förutsättningar för beställaren i det fortsatta arbetet med upphandlingsunderlaget.

Innovationsupphandling
I vissa fall kan det rent av vara så att en önskad tjänst eller produkt som uppnår beställarens målsättning ännu inte finns framtagen på marknaden. I dessa fall kan det vara för handen att genomföra en innovationsupphandling där beställarens avsikt är att tillåta eller främja nya lösningar.

Leverantörer och andra aktörer kan därmed få möjligheten att bidra med idéer, förbättringar eller alternativa lösningar. I vissa fall kan det även bli aktuellt med forskning för att en beställares målsättning ska kunna uppnås. Innovationsupphandlingar används med fördel inom de områden som har en hög utvecklingstakt och där nya lösningar tillhör vardagen.

Slutsats
Oavsett vilket stöd som inhämtas är det viktigt för både beställare och leverantörer att inse vikten av dessa redskap i upphandlingsprocessen. Det är nämligen inte bara beställare som drar nytta av dessa förfaranden, eftersom leverantörer även får möjligheten att skapa sig en uppfattning om vad som är efterfrågat från beställarsidan. På detta sätt kan även leverantörer anpassa sina produkt- och tjänsteutbud samt därigenom börja utveckla och förfina sina nuvarande utbud, vilket i förlängningen leder till bättre upphandlingar.