Det finns inga genvägar för en lyckad upphandling

I början av 2020 fick vi på Fairdeal Group ett uppdrag från Karin Johannesen, säkerhetschef i Stockholms stad. Hon och hennes kollegor skulle upphandla mobila ordningsvakter och ville ha vår hjälp. Sedan några månader tillbaka är avtalet på plats och vi bad Karin att dela med sig av projektets utmaningar, lärdomar och framgångar. Här berättar hon om upphandlingen som var unik på många sätt.

Kan du berätta lite om bakgrunden?
–  Offentliga upphandlingar är otroligt komplexa och vi insåg ganska snart att vi behövde lägga ner mycket krut den här gången. För mig var det också viktigt att lära mig, att förstå och äga hela processen – från ax till limpa. Jag ville att upphandlingen skulle bli riktigt bra, både för branschen, för dem som ska jobba som ordningsvakter och för Stockholms stad. Vi behövde stöttning på en del områden och anlitade Fairdeal Group. Ni har kompetens och erfarenhet från andra lyckade upphandlingar och hjälpte oss med rådgivning, kvalitetssäkring, trendspaning och fungerade även som bollplank vid behov.

Varför blev det så mycket ståhej i branschen om den här upphandlingen tror du?
–  Det var ett stort uppdrag som gällde mycket pengar, men vi valde också ett annorlunda arbetssätt. Dessutom gällde det ordningsvakter på allmän plats, vilket är banbrytande och kontroversiellt i sig. För vad ska polisen göra? Vad ska ordningsvakterna göra? Och vad ska kommunen göra?

Ni ville att kvalitet skulle väga tungt, berätta!
–  Vi i Stockholms stad ställer enorma krav på våra ordningsvakter. De ska kunna rädda livet på en missbrukare efter en överdos, men de ska också kunna hantera massmedia, bemöta demenssjuka, hänga med ungdomarna på fritidsgården, agera i terrordåd och hantera självmordsbenägna. De här ordningsvakterna är jätteviktiga och dessutom fungerar de som stadens yttersta kontakt med medborgarna. Vi kunde därför inte bara titta på kronor och ören. Fairdeal Group hjälpte oss att väga in kvalitet och det tror jag är ganska unikt. Priset är annars ofta viktigast.

Ni träffade leverantörerna. Hur var det?
–   Fairdeal Group hjälpte oss att ta fram en utvärderingsmodell som byggde på kvalité och en anbudspresentation så att vi fick tillfälle att träffa leverantörerna, vilket är ovanligt. På så sätt fick kvalitetskriterierna större utrymme. Vi ställde frågor och svaren poängsattes noga enligt en mall. Det var väldigt nyttigt och gjorde vårt fortsatta arbete lättare.

Du blev förvånad över att ingen överklagade beslutet. Varför?
–   Jag var helt inställd på att leverantörsbeslutet skulle överklagas och jag var nog inte ensam om min förvåning när det inte blev så. Det är ju alltid någon som överklagar. Alltid! I efterhand pratade jag med en person på ett av de företag som inte vann. Svaret: ”Det är svårt att överklaga något som är så genomarbetat.” Det sammanfattar vikten av alla timmar som vi lade ner. Vi gjorde vår hemläxa och det lönade sig.

Hur blev resultatet till slut?
–    Alla de tre anbuden vi fick in var bra. De var genomarbetade och genomtänkta. Den 23 juni meddelade vi att Avarn Security vann upphandlingen och vi är väldigt nöjda.

Har du några tips till andra som står inför upphandlingar?
–    Det måste få ta tid. Det finns inga genvägar. Du måste kavla upp ärmarna, titta på vad du har för kompetens i huset och inte banga för att ta hjälp. Du måste också vara uppdaterad och trendspana, för att se vart branschen och samhället är på väg. Vad händer runt hörnet?