Varför arbetar man så lite med avtalsvård?
I många organisationer både i privat och offentlig sektor saknas en struktur/arbetssätt för att arbeta med avtalsvård. Vi noterar också att det ibland finns avsaknad av kommunikation mellan inköp/upphandling och verksamheten.
Exempel städavtal:
Den centrala inköpsavdelningen (offentlig sektor) får i uppdrag att upphandla lokalvård för en av sina verksamheter. Avtalet går ut om en månad och det finns ingen från verksamheten som egentligen vet vem lokalvårdsleverantören är, det finns ingen uppföljning vad som är gjort, medarbetarna (brukarna) klagar ibland på städningen, men verksamheten vet inte/kommer inte ihåg vad man klagat på historiskt. Det har också visat sig att städarna har använt kemikalier som inte tillåts för den dagliga städningen.
När en controller gör ett stickprov på en månadsfaktura, så visar det sig att man betalar mycket mer än de stipulerade priserna i avtalet. Sist någon hade ett ”riktigt” möte med städleverantören var för två år sedan, när städuppdraget skulle implementeras.
Avtalsvård handlar om många olika delar. Övergripande kan det sorteras som exempelvis:
- Leverantörssamverkan
- Avtalets efterlevnad av båda parter
- Skapa underlag/information för nästa konkurrensutsättning
- Avtalslojalitet
- Kostnadskontroll
- Rätt tillämpning
- Uppföljning
- Nya anpassningar/utveckling
- Säkerställa leverans
Det är lönsamt att arbeta med avtalsvård. Vid utebliven avtalsvård/uppföljning blir det ofta en sämre leveranskvalitet och onödigt lidande i den egna verksamheten. Anpassning av avtalet uteblir efter nya förutsättningar (ex. Corona, nya lagar). Dåliga leverantörsrelationer . . .
Tips:
- Planera för implementering och avtalsuppföljning redan inför upphandlingen
- Gör det enkelt för alla som använder sig av det som handlats upp att förstå vad som gäller – en enklare avtalshandbok som är kortfattad och innehåller det viktigaste (i ärlighetens namn, hur många läser underlagen och har koll på vad som sker i er organisation?)
- Ta vara på erfarenheten från nuvarande avtal genom att följa upp och lära om den nuvarande lösningen
- Strukturera upp de olika delarna i Avtalsvård – vem gör vad och när i exempelvis en uppföljningsplan likt ett årshjul
- Var tydlig i organisationen vem som bär ansvar för de olika delarna
- Arbeta löpande/systematisk med uppföljning-liten insats ger stor effekt
- Underhåll leverantörsrelationerna och tala om när det fungerar och vad leverantören gör som är bra