Nulägesanalysen är guld värd

När det är dags för upphandling blir det ofta ont om tid. Det är bråttom att få ett avtal på plats eftersom processen av olika anledningar har påbörjats för sent. Tyvärr leder det många gånger till att nulägesanalysen ignoreras och istället går man direkt på kravspecifikationen. Det är olyckligt eftersom slutprodukten riskerar att bli sämre.

I början av en upphandlingsprocess kan arbetet kännas tungrott och det kan vara lockande att utgå ifrån gammalt upphandlingsmaterial från tidigare upphandlingar. Enligt vår mening är det en farlig väg att gå. Risken är stor att nya kundspecifika behov förbises och att det i sin tur äventyrar upphandlingens resultat. Vi vågar påstå att en noggrann nulägesanalys är a och o för att minimera riskerna.

Nulägesanalysen gör behoven tydliga
Nulägesanalysen har erfarenhetsmässigt visat sig vara ett av de absolut viktigaste stegen i upphandlingsprocessen. Behoven blir tydligare, samtidigt som man kan samla in kundens erfarenheter från tidigare upphandlingar. Den kunskapen är guld värd i arbetet med att upphandla det som kunden efterfrågar.

Relevanta anbud och adekvata priser
Om nulägesanalysen är väl genomförd finns också en god grund för en relevant och välanpassad kravspecifikation. På det sättet säkerställs bland annat att kundens behov inte förbises och att det är leverantörer med rätt kapacitet som lämnar anbud. Sannolikheten ökar alltså för relevanta anbud med adekvata priser.

Utformningen av en nulägesanalys
Hur en nulägesanalys ska utformas beror i mångt och mycket på vad som ska upphandlas och vilka specifika omständigheter som finns i det enskilda fallet. Det här är några exempel på frågor som kan vara bra att ställa inför nya upphandlingar:

• Hur är kundens nuvarande avtal uppbyggt och efter vilka krav har det upphandlats?
• Genomförs den nuvarande upphandlade tjänsten i enlighet med ställda krav och avtalsvillkor?
• Hur uppfyller den nuvarande upphandlade produkten de krav som användes vid upphandlingen?
• Vilka utmaningar kan identifieras med det avtal som kunden har idag? Visar uppföljningen brister som behöver åtgärdas?
• Har kunden nya behov som kräver en förändring i kravställningen i den nya upphandlingen?
• Har kunden förhoppningar om att avtalet ska leda till några specifika resultat?

Vägen till en lyckad upphandling
Vi tillåter oss att sammanfatta: Genom att arbeta proaktivt med de ovanstående frågorna ökar sannolikheten att alla nödvändiga krav finns med i upphandlingsunderlaget. Det i sin tur ger förutsättningar för en lyckad upphandling. Lycka till!