Blogg

I september 2020 gick Lisa Henning in som ordförande i Fairdeal Groups styrelse och vi ser fram emot att få ta del av hennes erfarenheter och blixtrande kompetens.

Lisa äger den insiktsdrivna affärsutvecklingsbyrån VAKN tillsammans med en kollega. Där hjälper de konsultföretag att förstå sina marknader och kunder, för att i nästa steg utveckla affären, varumärket och kommunikationen. Förutom input om affärsutveckling hoppas vi också på en och annan fransk moussetårta eller nybakt kanelbulle. Innan Lisa studerade på Handelshögskolan utbildade hon sig nämligen till konditor. Hon både tävlade och jobbade med konditorn i det dåvarande kocklandslaget. Men nu är det andra bullar.

Lisa kan det här med att få företag att växa. Under åren har hon hjälpt många bolag i olika faser. Hon har startat upp och varit med i inledningsfasen. Hon har drivit företag som befinner sig i ungefär samma fas som vi, med omkring 15 anställda och befintliga kunder på en mogen marknad. Och hon har hjälpt företag till börsen. Kort kan man säga att Lisa är en fena på att analysera marknaden och lotsa företag rätt på en konkurrensutsatt spelplan. Och på tal om spel så är Lisa även en av grundarna bakom det tidigare nätverket Pokerface, där kvinnliga entreprenörer och företagsledare möttes vid pokerbordet. Men för tillfället är kortleken utbytt mot padelracket och en spade att påta med i köksträdgården. Välkommen till Fairdeal Group Lisa!

I många organisationer både i privat och offentlig sektor saknas en struktur/arbetssätt för att arbeta med avtalsvård. Vi noterar också att det ibland finns avsaknad av kommunikation mellan inköp/upphandling och verksamheten.

Exempel städavtal:

Den centrala inköpsavdelningen (offentlig sektor) får i uppdrag att upphandla lokalvård för en av sina verksamheter. Avtalet går ut om en månad och det finns ingen från verksamheten som egentligen vet vem lokalvårdsleverantören är, det finns ingen uppföljning vad som är gjort, medarbetarna (brukarna) klagar ibland på städningen, men verksamheten vet inte/kommer inte ihåg vad man klagat på historiskt. Det har också visat sig att städarna har använt kemikalier som inte tillåts för den dagliga städningen.

När en controller gör ett stickprov på en månadsfaktura, så visar det sig att man betalar mycket mer än de stipulerade priserna i avtalet. Sist någon hade ett ”riktigt” möte med städleverantören var för två år sedan, när städuppdraget skulle implementeras.

Avtalsvård handlar om många olika delar. Övergripande kan det sorteras som exempelvis:

• Leverantörssamverkan
• Avtalets efterlevnad av båda parter
• Skapa underlag/information för nästa konkurrensutsättning
• Avtalslojalitet
• Kostnadskontroll
• Rätt tillämpning
• Uppföljning
• Nya anpassningar/utveckling
• Säkerställa leverans

Det är lönsamt att arbeta med avtalsvård. Vid utebliven avtalsvård/uppföljning blir det ofta en sämre leveranskvalitet och onödigt lidande i den egna verksamheten. Anpassning av avtalet uteblir efter nya förutsättningar (ex. Corona, nya lagar).  Dåliga leverantörsrelationer . . .

Tips:                                   

• Planera för implementering och avtalsuppföljning redan inför upphandlingen
• Gör det enkelt för alla som använder sig av det som handlats upp att förstå vad som gäller – en enklare avtalshandbok som är kortfattad och innehåller det viktigaste (i ärlighetens namn, hur många läser underlagen och har koll på vad som sker i er organisation?)
• Ta vara på erfarenheten från nuvarande avtal genom att följa upp och lära om den nuvarande lösningen
• Strukturera upp de olika delarna i Avtalsvård – vem gör vad och när i exempelvis en uppföljningsplan likt ett årshjul
• Var tydlig i organisationen vem som bär ansvar för de olika delarna
• Arbeta löpande/systematisk med uppföljning-liten insats ger stor effekt
• Underhåll leverantörsrelationerna och tala om när det fungerar och vad leverantören gör som är bra

När Anders Larsson klev in i Fairdeal Groups styrelse 2020 hade med sig ett stort och minst sagt inspirerande bagage. Den röda tråden i alltihop kan sammanfattas med ett enda ord: utveckling!

Anders har arbetat länge med ledarskap, marknadsföring, försäljning och affärsutveckling, som chef inom IT-branschen. Han har hjälpt små företag att växa och bidragit till att skapa fungerande företagskulturer på bjässar som Ericsson och Sweco.

Medarbetarna och deras utveckling har alltid varit det som engagerat honom mest. Att få dem att växa, upptäcka nya sidor hos sig själva och våga prova saker som de inte trodde sig klara! Intresset för människor fick honom också att tacka ja till frågan om han ville utbilda chefer i ledarskapsprogram. Men, så för åtta år sedan fattade han ett nytt och viktigt beslut, den här gången om sin egen utveckling. Han bestämde sig för att göra fritidsintresset till sitt jobb och sa upp sig. Efter utbildningen till fotograf och filmare driver han företaget Anders och Mia tillsammans med sin fru. Det är ett produktionsbolag som gör film för webb och sociala medier.

Historien om Anders må vara lång, men för oss på Fairdeal Group är det den senaste delen som är absolut viktigast, den om att han sitter i vår styrelse. Anders bidrar med massor, om allt från ledarskapsfrågor till företagsutveckling, och det är vi väldigt glada för!

I början av 2020 fick vi på Fairdeal Group ett uppdrag från Karin Johannesen, säkerhetschef i Stockholms stad. Hon och hennes kollegor skulle upphandla mobila ordningsvakter och ville ha vår hjälp. Sedan några månader tillbaka är avtalet på plats och vi bad Karin att dela med sig av projektets utmaningar, lärdomar och framgångar. Här berättar hon om upphandlingen som var unik på många sätt.

Kan du berätta lite om bakgrunden?
–  Offentliga upphandlingar är otroligt komplexa och vi insåg ganska snart att vi behövde lägga ner mycket krut den här gången. För mig var det också viktigt att lära mig, att förstå och äga hela processen – från ax till limpa. Jag ville att upphandlingen skulle bli riktigt bra, både för branschen, för dem som ska jobba som ordningsvakter och för Stockholms stad. Vi behövde stöttning på en del områden och anlitade Fairdeal Group. Ni har kompetens och erfarenhet från andra lyckade upphandlingar och hjälpte oss med rådgivning, kvalitetssäkring, trendspaning och fungerade även som bollplank vid behov.

Varför blev det så mycket ståhej i branschen om den här upphandlingen tror du?
–  Det var ett stort uppdrag som gällde mycket pengar, men vi valde också ett annorlunda arbetssätt. Dessutom gällde det ordningsvakter på allmän plats, vilket är banbrytande och kontroversiellt i sig. För vad ska polisen göra? Vad ska ordningsvakterna göra? Och vad ska kommunen göra?

Ni ville att kvalitet skulle väga tungt, berätta!
–  Vi i Stockholms stad ställer enorma krav på våra ordningsvakter. De ska kunna rädda livet på en missbrukare efter en överdos, men de ska också kunna hantera massmedia, bemöta demenssjuka, hänga med ungdomarna på fritidsgården, agera i terrordåd och hantera självmordsbenägna. De här ordningsvakterna är jätteviktiga och dessutom fungerar de som stadens yttersta kontakt med medborgarna. Vi kunde därför inte bara titta på kronor och ören. Fairdeal Group hjälpte oss att väga in kvalitet och det tror jag är ganska unikt. Priset är annars ofta viktigast.

Ni träffade leverantörerna. Hur var det?
–   Fairdeal Group hjälpte oss att ta fram en utvärderingsmodell som byggde på kvalité och en anbudspresentation så att vi fick tillfälle att träffa leverantörerna, vilket är ovanligt. På så sätt fick kvalitetskriterierna större utrymme. Vi ställde frågor och svaren poängsattes noga enligt en mall. Det var väldigt nyttigt och gjorde vårt fortsatta arbete lättare.

Du blev förvånad över att ingen överklagade beslutet. Varför?
–   Jag var helt inställd på att leverantörsbeslutet skulle överklagas och jag var nog inte ensam om min förvåning när det inte blev så. Det är ju alltid någon som överklagar. Alltid! I efterhand pratade jag med en person på ett av de företag som inte vann. Svaret: ”Det är svårt att överklaga något som är så genomarbetat.” Det sammanfattar vikten av alla timmar som vi lade ner. Vi gjorde vår hemläxa och det lönade sig.

Hur blev resultatet till slut?
–    Alla de tre anbuden vi fick in var bra. De var genomarbetade och genomtänkta. Den 23 juni meddelade vi att Avarn Security vann upphandlingen och vi är väldigt nöjda.

Har du några tips till andra som står inför upphandlingar?
–    Det måste få ta tid. Det finns inga genvägar. Du måste kavla upp ärmarna, titta på vad du har för kompetens i huset och inte banga för att ta hjälp. Du måste också vara uppdaterad och trendspana, för att se vart branschen och samhället är på väg. Vad händer runt hörnet?